Beim Weglegen einer Akte wird diese als weggelegt gekennzeichnet, mit einem Weglagedatum und einer fortlaufenden Weglagenummer versehen. Alle zur Akte gespeicherten Informationen bleiben erhalten.

Akten können weggelegt werden über:

  • Einlesen einer Akte und Betätigen der Schaltfläche Weglegen
  • Über die Statusweglage.

Weggelegte Akten können über die Schaltfläche In Weglage suchen auf die gleiche Art gesucht werden wie "lebende" Akten. Sie können danach über die Schaltfläche Akte wiedereinlesen wieder in den laufenden Aktenpool übernommen werden.

Statusweglage

Alternativ zur direkten Weglage gibt es die Möglichkeit einer Statusweglage. Hierbei wird die wegzulegende Akte mit einem Status versehen (z.B. W) (siehe auch Anwenderstatus).
Zu einem späteren Zeitpunkt können dann alle mit diesem Status gekennzeichneten Akten auf einmal weggelegt werden. Dies geschieht über den Menüpunkt Stapel/Weglage.
Über die gesammelt weggelegten Akten wird dann ein Protokoll erstellt.

Erneute Weglage

Wird eine Akte zum zweiten Mal weggelegt so gibt es vier Möglichkeiten wie dies geschieht

  1. Es wird eine neue Weglagenummer vergeben und das Weglagedatum beibehalten
  2. Es wird die Weglagenummer beibehalten und ein neues Weglagedatum vergeben
  3. Sowohl Weglagenummer und auch Weglagedatum werden beibehalten
  4. Sowohl Weglagenummer und auch Weglagedatum werden neu vergeben

Die Einstellung wie verfahren werden soll geschieht im Menüpunkt ADVO4000/Ssytem/Anpassen/Akte.