Die Aktenhistorie ist eines der wichtigsten Instrumente zur Verwaltung von Akten. Nahezu jeder Vorgang wird dort vermerkt. So werden z.B. alle WORD - Schreiben, die über ADVO4000 ausgegeben werden, dort vermerkt und können über die Historie rasch wiedergefunden werden.
Ebenso werden alle Vorgänge im Mahnverfahren bzw. der Zwangsvollstreckung in der Historie verzeichnet. So können z.B. beim Mahnbescheid über EGVP die Daten über einen Doppelklick auf den entsprechenden Historieneintrag aufgerufen werden. Bei direkter Textausgabe (PAM-Module) kann das jeweilige Modul Einträge in die Historie vornehmen.
Beim Suchen von Akten kann nach bestimmten Texten in der Historie gesucht werden. Es ist somit z.B. möglich sich alle Akten anzeigen zu lassen, für die ein bestimmter PAM ausgegeben wurde.
Der Aufruf des unter Pfad/Link angegebenen Ortes geschieht über einen Doppelklick auf den gewünschen Eintrag oder über die Enter Taste.
Einträge in die Historie werden erzeugt bei:
- Ausgabe von Word Dokumenten (Aktion WORDx)
- Maßnahmen im Mahnverfahren und der Zwangsvollstreckung
- Über die PAM Ausgabe (PAM enthält entsprechenden Befehl)
- Über die Schaltflächen Neu, Anlage,D-Link, Express und Scan +
Über die Schaltfläche NEU kann ein individueller Eintrag erzeugt werden. Alle Eintragsfelder können frei beschriftet werden. Als Pfad kann ein Dateipfad, ein Ordner oder ein Link eingegeben werden. Als Typ kann ein vorgegbener ausgewählt werden, oder ein individueller eingegeben werden (z.B. INTERN).
Über die Schaltflächen Anlage, D-Link und Express können beliebige Dateien als Anlage zu Historieneinträgen gespeichert werden. Als Typ wird automatisch DOKUMENT vergeben. Damit sie über einen Doppelklick auf den Eintrag mit dem zugehörigen Programm geöffnet werden können, muss zuvor global defiert werden, welche Dateitypen gesucht bzw. geöffnet werden sollen. Zudem wird jedem Dateityp das öffnende Programm zugeordnet (siehe Details). Letzteres wird für jeden Arbeitsplatz gesondert eingestellt.
Bei Anlage kann die anzuhängende Datei gesucht werden. Sie wird aus dem ursprünglichen Pfad gelöscht und unter anderem Namen in das Anlage-Verzeichnis gespeichert.
Bei D-Link (Datei-Link) kann wie bei Anlage die anzuhängende Datei gesucht werden. Sie verbleibt an Ihrem Ort unter ihrem Namen.
Bei Express wird wird eine Datei mit einem bestimmten Pfad und Namen gesucht und angehängt. Der Namen wird über den ADVO4000.INI Eintrag Pfad_Anlage_Express eingestellt.
Ist z.B. C:\ADVO4000\SCAN\ABC eingestellt und als Dateitypen in System->Anpassen->Lokale Einstellungen->Programmepdf, doc, docx, msg eingestellt, so wird nach Dateien ABC.pdf, ABC.doc, ABC.docx, ABC.msg im Verzeichnis C:\ADVO4000\SCAN gesucht und, soweit gefunden, angehängt.
Bei Scan + wird ein externes Scanprogramm gestartet. Das Programm und einige weiteren Parameter werden über ein Scanprofil in der ADVO4000.INI eingestellt. Danach wird die Funktion Express mehrmals im Abstand von zwei Sekunden gestartet bis entweder die voreingestellte Datei gefunden wurde oder bis die eingestellte Zeit um ist. Um sicher zu stellen, dass auch die richtige Datei angehängt wird, werden vor dem Scan alle noch vorhandenen Dateien aus dem Pfad gelöscht. Als Typ wird automatisch DOKUMENT vergeben.
In den Fällen Anlage, Express und Scan + wird die Datei in das entsprechende Anlageverzeichnis verschoben und entsprechend den Anlageeinstellungen umbenannt, ist danach also unter ABC.xxx nicht mehr zu finden.
Die Historie kann über die Funktion Export zusammen mit einigen weiteren Aktendaten in HTML-Dateien exportiert werden.
Über die Schaltflächen PAM 1 und PAM 2 werden die Module Historie_PAM.PAM und Historie_PAM2.PAM ausgegeben.
Anzeige und Filter[F3]
Über dieses Optionen kann der Anzahl der angezeigten Einträge eingeschränkt werden. Eingegebenen Filter können mit Kein Filter wieder entfernt werden.
Gefiltert werden kann:
- nach Dateityp des Anhangs
- nach Begriffen in Beschreibung und Erklärung (B/E)
- nach Typ des Eintrags (Typ)
- nach Farben
siehe auch: Filterregeln
Farbtags
Ein Historieneintrag kann mit einem Farbtag versehen werden. Die Auswahl der Farbe geschieht im Detailfenster über ein Dropdown.
Farbtags werden verwendet:
- Um Einträge optisch bestimmten Gruppen zuzuordnen
- um eine zusätzliche Auswahlnöglichkeit zu haben
Legende zu Farbtags
Da die Bedeutung der verschiedenen Farben individuell festgelegt wird, stellt ADVO4000 eine Gedächnisstütze in Form einer Legende zur Verfügung. Die Bedeutung der Farben kann damit abhängig von der Mandatsart festgelegt werden. Anklicken der Schaltfläche Legende klappt die Beschreibungen neben den Farben auf.
Anzeigeoption Folgeakten
Existieren zu der eingelesenen Akte eine oder mehrere Folgeakten, so können die Historieneinträge dieser Akten mit angezeigt werden. Die Aktivierung dieser erweiterten Anzeige geschieht über die Schaltfläche F 1.
Die Schaltfläche ist nur aktiviert wenn Folgeakten vorhanden sind.
In der Liste der Historieneinträge wird dann zusätzlich das Aktenzeichen angezeigt. Die Einträge der Folgeakten sind farblich markiert.
Über das durch einen Klick mit der rechten Maustaste aktivierte Kontextmenü kann dann zu der angeklickten Folgeakte gesprungen werden.
Umwidmung von Historieneinträgen
Einträge in einer Aktenhistorie können zu einer anderen Akte umgewidmet werden.
- Mit der rechten Maustaste gewünschten Eintrag anwählen
- Menüpunkt Umwidmung vorbereiten auswählen
- Die Zielakte aufrufen und in die Historie gehen (Der ausgewählte Eintrag wird zusätzlich zu den bereits vorhandenen hellrot unterlegt angezeigt)
- Den Eintrag mit der rechten Maustaste anwählen und Menüpunkt Umwidmung auswählen